ปล่อยเช่าคอนโดครั้งแรก ต้องเตรียมอะไร ก่อนลงประกาศและส่งมอบ

แยกการเตรียมเป็น 3 ด่าน

ด่านแรกคือก่อนลงประกาศ ใช้ยืนยันว่าใครมีสิทธิให้เช่า ห้องใดกำลังจะปล่อยเช่า และกฎของอาคารอนุญาตอะไรบ้าง ด่านที่สองคือก่อนรับเงินหรือลงชื่อ ใช้ทำให้ข้อมูลคู่สัญญา ค่าใช้จ่าย และเงื่อนไขตรงกัน ด่านสุดท้ายคือก่อนส่งมอบ ใช้บันทึกสภาพห้อง ของที่อยู่ในห้อง มิเตอร์ และสิทธิที่ส่งให้ผู้เช่า

อย่าข้ามด่านเพียงเพราะมีผู้สนใจแล้ว การลงประกาศเร็วแต่ต้องแก้ข้อมูลภายหลัง หรือรับเงินก่อนเงื่อนไขครบ อาจทำให้เจ้าของ ผู้เช่า และนายหน้าเข้าใจคนละแบบ

ก่อนลงประกาศ ยืนยันสิทธิและกฎของอาคาร

เตรียมเอกสารที่ยืนยันเจ้าของห้องและผู้มีอำนาจลงนาม หากให้ตัวแทนดำเนินการ ให้เขียนขอบเขตว่าใครลงประกาศ นัดดู รับเงิน ลงชื่อ ส่งมอบกุญแจ หรือรับแจ้งซ่อมได้บ้าง ผู้เช่าควรเห็นได้ชัดว่าเงินแต่ละรายการจ่ายให้ใครและเพราะเหตุใด

ถามนิติบุคคลอาคารชุดเรื่องกฎที่มีผลกับห้องนั้น เช่น ขั้นตอนย้ายเข้า ระยะเวลาเช่าที่อาคารรับ การลงทะเบียนผู้อยู่อาศัย การใช้ที่จอดรถ การเลี้ยงสัตว์ การขนของ และบัตรเข้าออก อย่านำสิทธิของห้องอื่นหรือคำโฆษณาเดิมมาใช้แทนคำยืนยันของอาคารปัจจุบัน

สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองผู้บริโภคเผยแพร่หน้ารวมประกาศเรื่องธุรกิจให้เช่าอาคารเพื่ออยู่อาศัยและตัวอย่างสัญญาเมื่อ 8 มิถุนายน 2569 ก่อนใช้แบบสัญญา เจ้าของต้องตรวจว่าการให้เช่าของตนอยู่ในขอบเขตใดและใช้ข้อกำหนดฉบับใด หากไม่แน่ใจให้สอบถาม สคบ. หรือผู้เชี่ยวชาญกฎหมายจากข้อเท็จจริงของกรณีนั้น

ถ้าจะปล่อยเช่ารายวัน ให้หยุดตรวจสถานะก่อนลงประกาศ

พระราชบัญญัติโรงแรม พ.ศ. 2547 นิยามโรงแรมว่าเป็นสถานที่พักที่จัดตั้งขึ้นในทางธุรกิจเพื่อให้บริการที่พักชั่วคราวโดยมีค่าตอบแทน และแยกสถานที่พักที่คิดค่าบริการเป็นรายเดือนขึ้นไปออกจากนิยามนี้ ดังนั้น คำว่า “เช่าระยะสั้น” หรือการลงประกาศผ่านแพลตฟอร์มไม่ได้ตอบเองว่าห้องนั้นดำเนินการได้ เจ้าของต้องตรวจรูปแบบบริการ ระยะเวลา อาคาร และข้อเท็จจริงกับหน่วยงานที่รับผิดชอบก่อน

กฎกระทรวง พ.ศ. 2566 กำหนดว่าสถานที่พักที่มีห้องรวมไม่เกิน 8 ห้องและรองรับผู้พักรวมไม่เกิน 30 คนอาจไม่เป็นโรงแรมได้ต่อเมื่อพนักงานเจ้าหน้าที่ตรวจสอบและนายทะเบียนออกหนังสือรับแจ้งแล้ว ตัวเลขห้องและผู้พักอย่างเดียวจึงไม่ใช่ใบอนุญาตอัตโนมัติ และกฎนี้ไม่ได้ยืนยันว่าห้องชุดใดห้องชุดหนึ่งผ่านกฎหมายอาคาร การใช้ประโยชน์อาคาร หรือข้อบังคับของอาคารชุด

ก่อนรับจองหรือรับเงิน ให้ขอข้อบังคับและระเบียบปัจจุบันจากนิติบุคคลอาคารชุดเป็นลายลักษณ์อักษร แล้วสอบถามนายทะเบียนโรงแรมหรือฝ่ายปกครองในพื้นที่จากข้อเท็จจริงของสถานที่นั้นโดยตรง การลงทะเบียนผู้พักกับนิติบุคคลหรือการแจ้ง ตม.30 เป็นคนละงาน และไม่ใช่หลักฐานว่าได้รับอนุญาตให้ประกอบกิจการที่พัก

ทำข้อมูลประกาศจากสิ่งที่ยืนยันได้

ทำแผ่นข้อมูลหนึ่งชุดสำหรับห้องนี้ ระบุประเภททรัพย์ ที่ตั้ง ขนาดห้อง จำนวนห้อง เฟอร์นิเจอร์ เครื่องใช้ไฟฟ้า ที่จอดรถ เงื่อนไขสัตว์เลี้ยง ค่าใช้จ่าย วันพร้อมเข้า และข้อจำกัด โดยใช้เอกสาร รูปถ่าย และคำยืนยันล่าสุดของเจ้าของกับนิติบุคคล

แยกคำว่า “มี” ออกจาก “รวมในค่าเช่า” และ “ต้องยืนยัน” ตัวอย่างเช่น อาคารมีที่จอดรถไม่ได้แปลว่าห้องนี้มีสิทธิจอดรถ หรือเจ้าของอนุญาตสัตว์เลี้ยงไม่ได้แปลว่ากฎอาคารอนุญาต เมื่อยังยืนยันไม่ได้ให้ตัดข้อความนั้นออกหรือระบุว่าต้องตรวจสอบก่อนนัด

ใช้รูปปัจจุบันของห้องจริงและแจ้งเมื่อรูปใดเป็นภาพโครงการหรือภาพประกอบ อย่าระบุวิว สภาพห้อง ของแถม เวลาเดินทาง หรือวันพร้อมเข้าเกินกว่าหลักฐานที่มี และอย่าใช้ประกาศของห้องอื่นเป็นหลักฐานของห้องนี้

ก่อนรับเงิน ให้สัญญาและหลักฐานตรงกัน

ก่อนรับเงินจอง เงินประกัน หรือค่าเช่า ให้เขียนชื่อคู่สัญญา ห้อง ระยะเวลา วันเริ่มและวันสิ้นสุด วันชำระ ค่าใช้จ่าย เงินที่รับไว้ เงื่อนไขคืนเงิน หน้าที่ซ่อม การเข้าตรวจห้อง การต่อหรือเลิกสัญญา และผลเมื่อไม่ทำตามข้อตกลงให้ชัดเจน แล้วออกหลักฐานที่ระบุวันที่ จำนวนเงิน ผู้รับ และวัตถุประสงค์ของเงินทุกครั้ง

สภาผู้บริโภคเผยแพร่เมื่อ 26 มีนาคม 2569 ว่าสัญญาห้องเช่าควรมีข้อมูลคู่สัญญา รายละเอียดห้อง ระยะเวลา ค่าเช่า เงินประกัน ค่าน้ำค่าไฟ เงื่อนไขยกเลิก และรายการสำคัญอื่น เจ้าของจึงควรเทียบสัญญากับประกาศและแบบที่ สคบ. เผยแพร่ในปัจจุบัน ไม่ใช้ไฟล์เก่าหรือแบบจากอินเทอร์เน็ตโดยไม่ตรวจความเหมาะสม

หากมีนายหน้า ให้แยกสัญญานายหน้าออกจากสัญญาเช่า และเขียนว่าใครมีอำนาจรับเงินหรือให้คำยืนยันแทนเจ้าของได้ ข้อความในแชต ประกาศ ใบรับเงิน สัญญา และบัญชีปลายทางควรสอดคล้องกันก่อนให้ผู้เช่าโอน

ตั้งแฟ้มรายได้ค่าเช่าและกำหนดยื่นภาษีก่อนรับเงินก้อนแรก

กรมสรรพากรจัดรายได้จากการให้เช่าทรัพย์สินไว้ในเงินได้พึงประเมินประเภทที่ 5 ตามมาตรา 40(5) เจ้าของจึงควรแยกหลักฐานตามห้องและตามปีภาษีตั้งแต่แรก ได้แก่ สัญญา วันรับเงินจริง ใบรับเงิน รายการเดินบัญชี ค่าส่วนกลาง ค่าซ่อม ค่านายหน้า และหลักฐานค่าใช้จ่ายอื่น อย่ารวมเงินทุกก้อนในบัญชีเป็นค่าเช่าโดยไม่เทียบวัตถุประสงค์กับสัญญา และอย่าตัดสินสถานะภาษีของเงินประกันหรือเงินรับล่วงหน้าจากชื่อที่เรียกกันเอง

หน้ากำหนดเวลายื่นแบบของกรมสรรพากรระบุว่า เงินได้ประเภทที่ 5–8 ที่ได้รับตั้งแต่เดือนมกราคมถึงมิถุนายนอยู่ในรอบภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาครึ่งปี ซึ่งยื่นภายในเดือนกันยายนเมื่อผู้มีเงินได้ถึงเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด และเงินได้ทั้งปีนำไปยื่นสิ้นปีภายในเดือนมีนาคมของปีถัดไป ภาษีที่ชำระครึ่งปีนำไปเป็นเครดิตของภาษีสิ้นปีได้ ก่อนยื่นให้ตรวจเกณฑ์ แบบ ช่องทาง และกำหนดเวลาของปีภาษีปัจจุบันกับกรมสรรพากร เพราะบทความนี้ไม่คำนวณหน้าที่เฉพาะบุคคลให้แทน

สำหรับค่าเช่าบ้าน โรงเรือน หรือสิ่งปลูกสร้าง กรมสรรพากรระบุทางเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริงหรืออัตราเหมา และหน้าอัตราเหมาระบุร้อยละ 30 เมื่อเจ้าของเป็นผู้ให้เช่า แต่กรณีเช่าช่วงและทรัพย์ประเภทอื่นใช้หลักต่างกัน หากจะใช้ค่าใช้จ่ายจริง ให้เก็บเอกสารและตรวจว่ารายการใดหักได้ตามกฎหมาย อย่าใช้ยอดซ่อมทั้งหมด ค่างวด หรือเงินลงทุนทุกก้อนเป็นค่าใช้จ่ายภาษีโดยอัตโนมัติ

ทำรายการทรัพย์สินและบันทึกสภาพก่อนส่งมอบ

ทำตารางรายการทรัพย์สินก่อนวันส่งมอบ ระบุชื่อสิ่งของ จำนวน ตำแหน่ง สภาพ และหมายเหตุ ใช้ภาพถ่ายตามวันที่ช่วยบันทึกรอยเดิม อุปกรณ์ที่ใช้งานไม่ได้ และงานที่ตกลงว่าจะซ่อม แยกสิ่งที่รวมอยู่ในการเช่าออกจากของที่เจ้าของจะนำออก

บันทึกเลขมิเตอร์ที่เกี่ยวข้อง จำนวนกุญแจ คีย์การ์ด รีโมต สติกเกอร์จอดรถ และเอกสารคู่มือที่ส่งให้ผู้เช่า หากมีเงินประกันหรือค่าใช้จ่ายที่ผูกกับของแต่ละชิ้น ให้ข้อความในรายการส่งมอบตรงกับสัญญา ไม่เพิ่มเงื่อนไขใหม่ในวันรับกุญแจ

ถ้าผู้เช่าเป็นชาวต่างชาติ ให้แยกงาน ตม.30 ก่อนวันเข้าอยู่

การลงทะเบียนผู้อยู่อาศัยกับนิติบุคคลอาคารชุดและการแจ้งที่พักอาศัยต่อสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองเป็นคนละงาน ทำอย่างหนึ่งแล้วไม่ควรถือว่าอีกอย่างเสร็จโดยอัตโนมัติ ก่อนส่งมอบให้ระบุจากข้อเท็จจริงว่าใครอยู่ในฐานะเจ้าบ้าน เจ้าของ ผู้ครอบครองเคหสถาน หรือผู้ดำเนินการแทน และเขียนว่าใครรับผิดชอบการแจ้งกับการส่งหลักฐานให้ผู้เช่า

หน้าอธิบายระบบ ตม.30 ของสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองอ้างมาตรา 38 ว่า ผู้ที่กฎหมายระบุมีหน้าที่แจ้งภายใน 24 ชั่วโมงนับแต่เวลาที่คนต่างด้าวเข้าพัก จึงควรเตรียมบัญชีผู้ใช้ ข้อมูลที่พัก หนังสือเดินทาง และอำนาจของผู้ดำเนินการแทนให้พร้อมก่อนวันเข้าอยู่ พร้อมบันทึกเวลาเข้าพักจริง ไม่ใช้วันเซ็นสัญญาหรือวันจองแทนโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนหรือเอกสารของกรณีพิเศษอาจต่างกัน หากยังระบุผู้รับผิดชอบ ช่องทาง หรือสำนักงานที่รับเรื่องไม่ได้ ให้ตรวจคู่มือปัจจุบันและขอคำยืนยันจากสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองที่รับผิดชอบพื้นที่ก่อนส่งมอบ ไม่ควรเดาหรือส่งข้อมูลเดิมซ้ำเมื่อระบบแจ้งว่าข้อมูลที่พักไม่ครบ

ส่งมอบพร้อมช่องทางแจ้งปัญหาและหลักฐานร่วมกัน

วันส่งมอบ ให้เจ้าของหรือตัวแทนกับผู้เช่าตรวจห้องจากรายการเดียวกัน บันทึกสิ่งที่ยังไม่เสร็จและวันที่จะจัดการ แล้วลงชื่อรับรองเอกสารส่งมอบทั้งสองฝ่าย ผู้เช่าควรได้รับสำเนาสัญญา เอกสารแนบ หลักฐานรับเงิน และช่องทางติดต่อที่ใช้ได้จริง

ตกลงล่วงหน้าว่าจะแจ้งซ่อมอย่างไร ใครรับผิดชอบตรวจปัญหา และเจ้าของหรือตัวแทนจะเข้าห้องตามขั้นตอนใด เก็บหลักฐานการชำระเงิน การแจ้งปัญหา การอนุมัติซ่อม และการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขเป็นชุดเดียวกัน เพื่อไม่ให้ต้องอาศัยความจำเมื่อมีข้อโต้แย้ง

ใช้เกณฑ์หยุดเมื่อข้อมูลหลักยังไม่พร้อม

หยุดก่อนรับเงินเมื่อผู้ลงนามยังแสดงอำนาจไม่ได้ ห้องหรือสิทธิใช้งานไม่ตรงกับประกาศ กฎอาคารยังไม่ยืนยัน ค่าใช้จ่ายไม่ครบ สัญญากับข้อความในแชตไม่ตรงกัน บัญชีรับเงินไม่อธิบายได้ หรืองานซ่อมสำคัญยังไม่มีข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษร

บทความนี้เป็นเช็กลิสต์เตรียมข้อมูล ไม่ใช่คำแนะนำกฎหมาย ภาษี หรือการลงทุนเฉพาะบุคคล เรื่องที่ขึ้นกับจำนวนห้อง รูปแบบธุรกิจ ระยะเวลาเช่า คู่สัญญา หรือสถานะของผู้เช่า ควรตรวจประกาศล่าสุดและขอคำแนะนำจากหน่วยงานหรือผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบโดยตรง

เช็กลิสต์ก่อนตัดสินใจ

• ยืนยันเจ้าของห้องและอำนาจของผู้ที่จะลงนามหรือรับเงิน
• ขอกฎปัจจุบันจากนิติบุคคลเรื่องย้ายเข้า ที่จอดรถ สัตว์เลี้ยง และบัตรเข้าออก
• ถ้าจะรับพักรายวันหรือระยะสั้น ให้ตรวจนิยามตามกฎหมายโรงแรม หนังสือรับแจ้ง และข้อบังคับอาคารก่อนลงประกาศหรือรับเงิน
• ทำข้อมูลห้องจากเอกสาร รูปจริง และคำยืนยันล่าสุด
• แยกข้อมูลที่ยืนยันแล้วออกจากข้อมูลที่ยังต้องตรวจสอบ
• ตรวจแบบสัญญากับประกาศปัจจุบันของ สคบ. และขอบเขตที่ใช้กับกรณีจริง
• ให้ประกาศ แชต ใบรับเงิน สัญญา และบัญชีรับเงินตรงกัน
• ตั้งแฟ้มรายรับและค่าใช้จ่ายตามห้อง พร้อมตรวจเกณฑ์และกำหนดยื่น ภ.ง.ด.94 กับ ภ.ง.ด.90 ของปีภาษีปัจจุบัน
• ทำรายการทรัพย์สิน ภาพสภาพห้อง มิเตอร์ กุญแจ และคีย์การ์ด
• ถ้าผู้เช่าเป็นชาวต่างชาติ ให้แยกงานนิติบุคคลออกจาก ตม.30 ระบุผู้รับผิดชอบ เตรียมระบบและข้อมูล แล้วบันทึกเวลาเข้าพักจริง
• ลงชื่อเอกสารส่งมอบและให้สำเนาแก่ผู้เช่า
• กำหนดช่องทางแจ้งซ่อมและขั้นตอนเข้าตรวจห้อง
• หยุดก่อนรับเงินเมื่อข้อมูลหลักหรืออำนาจของคู่สัญญายังไม่ชัด

คำถามที่พบบ่อย